Administrator danych osobowych
Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przekazanych przez Użytkowników w związku z korzystaniem ze stron internetowych: apexaudit.pl, jh-systems.pl, elitprojekt.pl oraz sixstudio.pl.
Administratorem Twoich danych osobowych jest JH-Systems Jakub Hrehorowicz, ul. Gałczyńskiego 1a, 42-450 Łazy, NIP: 6492333347, REGON: 528774508 (dalej: „Administrator”).
Zakres i cel zbierania danych
Na stronach internetowych Administratora nie funkcjonują formularze kontaktowe ani rejestracyjne.
Dane osobowe zbierane są wyłącznie w przypadku bezpośredniego, dobrowolnego kontaktu Użytkownika z Administratorem drogą mailową lub telefoniczną.
Przekazanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do nawiązania współpracy, obsługi zapytania oraz wystawienia dokumentów księgowych.
Zbieramy następujące dane (wyłącznie do celów rozliczeniowych, kontaktowych i realizacji usług):
- Imię i nazwisko / Nazwa firmy,
- Adres prowadzenia działalności / zamieszkania,
- Numer NIP,
- Adres e-mail i numer telefonu.
Po nawiązaniu współpracy każdy klient otrzymuje indywidualny numer, po którym jest identyfikowany w systemach Administratora. Rozwiązanie to zwiększa poziom pseudonimizacji i bezpieczeństwa danych.
Podstawa prawna przetwarzania
Twoje dane przetwarzane są na podstawie następujących przepisów RODO:
- Art. 6 ust. 1 lit. b
- W celu podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą, lub w celu wykonania umowy.
- Art. 6 ust. 1 lit. c
- W celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (przepisy podatkowe, ustawa o rachunkowości).
- Art. 6 ust. 1 lit. f
- W celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora, takich jak prowadzenie korespondencji oraz ustalenie, dochodzenie lub obrona przed ewentualnymi roszczeniami.
Odbiorcy danych (powierzenie przetwarzania)
Twoje dane mogą być udostępniane podmiotom trzecim wyłącznie w celu prawidłowej realizacji usług i zgodnie z prawem. Należą do nich:
- Firma hostingowa: seohost.pl – w celu technicznego utrzymania serwerów i poczty e-mail.
- Dostawca usług pocztowych/chmurowych: Google Ireland Limited (Google Workspace) – z którym Administrator posiada umowę powierzenia przetwarzania danych w modelu B2B (obsługa firmowej poczty e-mail).
- Biuro rachunkowe: zewnętrzne biuro wspierające Administratora w obszarze rozliczeń finansowo-podatkowych.
- Upoważnieni pracownicy i współpracownicy Administratora, zobowiązani do zachowania poufności.
Przekazywanie danych poza EOG
W związku z korzystaniem z usług pocztowych firmy Google (Google Workspace), dane osobowe zawarte w korespondencji e-mail mogą być przetwarzane na serwerach zlokalizowanych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG), np. w USA. Przekazywanie to opiera się na odpowiednich zabezpieczeniach prawnych, w tym na standardowych klauzulach umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską oraz uczestnictwie dostawcy w programie Data Privacy Framework.
Okres przechowywania danych
- Dane zawarte na fakturach i dokumentach księgowych przechowywane są przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (zgodnie z obowiązującym prawem).
- Dane przetwarzane na potrzeby obsługi zapytań i realizacji umowy przechowywane są przez czas trwania współpracy, a po jej zakończeniu – do momentu przedawnienia ewentualnych roszczeń.
Bezpieczeństwo danych
- Dane przechowywane w systemie Administratora są zabezpieczone hasłem przed dostępem osób nieuprawnionych, a same hasła podlegają szyfrowaniu.
- Administrator regularnie wykonuje kopie bezpieczeństwa (backupy) w celu ochrony danych przed ich utratą.
- Stosowane oprogramowanie jest systematycznie aktualizowane, co minimalizuje ryzyko luk bezpieczeństwa.
Twoje prawa
W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługuje Ci prawo do:
- dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
- sprostowania (poprawiania) nieprawidłowych danych,
- usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”), o ile nie ma innych podstaw prawnych do ich dalszego przetwarzania,
- ograniczenia przetwarzania,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
- przenoszenia danych,
- wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
Logi serwera i pliki cookies
Korzystanie ze strony wiąże się z przesyłaniem zapytań do serwera firmy hostingowej (seohost.pl). Każde zapytanie zapisywane jest w logach serwera (m.in. adres IP, czas zapytania, informacje o przeglądarce). Dane te nie są kojarzone z konkretnymi osobami i służą wyłącznie celom technicznym oraz administrowaniu serwerem.
Serwis nie wykorzystuje plików cookies (ciasteczek) do celów śledzenia, analityki zachowań użytkowników ani do celów marketingowych.